Comment bien organiser sa boîte e-mail et avoir une boîte de réception vide ?

Comment bien organiser sa boîte e-mail et avoir une boîte de réception vide ?

Nous possédons tous une adresse e-mail et nous y recevons de tout : des e-mails de collègues, d’amis, des offres de magasin, des chaînes, des spams… Si nous savons tous plus ou moins gérer une boîte aux lettres physique, gérer une boîte aux lettres virtuelle n’est pas chose aisée. Comment y voir clair et être productif dans cet entassement de communications virtuelles ?

Je vous partage ici ma recette pour bien organiser mes e-mails. Libre à vous de l’adapter à votre situation. Le concept est simple :

Votre boîte de réception d’e-mails doit être vide

Une boîte de réception vide, est-ce possible ?

Visualisez votre boîte aux lettres. Que faites-vous quand vous recevez une lettre ? Comme la plupart des gens, vous :

  • Prenez la lettre
  • Ouvrez la lettre
  • Décidez d’une action :
    • Traiter la lettre
    • La ranger
    • La donner à une tierce personne

Votre boîte aux lettres est ensuite vide et vous ne vous en souciez plus. Si vous avez besoin de retrouver une lettre, vous allez la chercher à l’endroit où vous stockez vos lettres.

Pour votre boîte e-mail, vous devez faire exactement la même chose.

Pourquoi avoir une boîte de réception vide ?

Avec une boîte e-mail non triée, vous ne pouvez pas vous concentrer. Tout simplement, car votre œil va constamment être attiré par :

  • Les e-mails entrants
  • Les e-mails non lus
  • Les e-mails lus que vous savez devoir traiter bientôt

Si vous ne nettoyez pas régulièrement votre boîte e-mail, vous aurez un sentiment d’anxiété continu. Rien qu’en archivant vos e-mails, vous enverrez un signal fort à votre cerveau « cet e-mail n’est pas (ou plus) important, je ne veux plus le voir. Je suis en contrôle« .

Alors êtes-vous prêts à revoir votre boîte e-mail ? Voici quelques conseils.

Par où commencer ?

Soyons clairs, réorganiser sa boîte e-mail peut être un challenge. Et si vous faisiez une erreur de manipulation ? Et si vous perdiez des e-mails importants ? Et si cette réorganisation vous perturbait pendant plusieurs jours ?

Ces questions sont sensées, c’est pourquoi je vous recommande de faire un premier essai avec votre boîte e-mail personnelle. Utilisez-là pour trouver votre propre organisation, peaufiner vos réglages, avant de passer le cap et de vous attaquer à votre boîte e-mail professionnelle.

Archiver tous vos e-mails

La méthode la plus simple et la plus efficace est d’archiver tous les e-mails présents dans votre boîte de réception. Ne faites pas cette opération durant la semaine. Préférez un samedi matin, période à laquelle vous ne recevrez normalement pas d’e-mail important ou urgent.

Archiver tous vos e-mails permet, en plus de n’en perdre aucun et de pouvoir toujours les trier plus tard, de repartir sur une base vierge. Vous pourrez alors commencer à réfléchir à la façon de catégoriser vos e-mails.

Comment catégoriser vos e-mails ?

Vous et seulement vous pouvez trouver la réponse à cette question. Personnellement, j’ai essayé plusieurs organisations avant de finalement trouver celle qui me convient.

La seule et unique règle que vous devez garder en mémoire est la suivante : GARDEZ UNE SIMPLICITÉ.

Il peut être tentant d’utiliser plusieurs catégories et sous-catégories pour s’y retrouver, mais cela ne marche pas. La barre de recherche et les fonctions de recherches avancées vous permettront généralement d’aller plus vite que d’ouvrir des dossiers et des sous-dossiers.

Pour vous donner des idées, voici l’organisation de mes boîtes e-mails professionnelle et personnelle.

Boîte e-mail professionnelle

  • Important – les e-mails à traiter dans la journée
  • À faire – les e-mails à traiter dans les prochains jours
  • Suivi à faire – les e-mails à suivre de loin. J’ajoute une date de suivi pour recevoir une alerte le jour en question
  • Clients (avec une sous-catégorie par client) – uniquement pour les messages importants, le reste est envoyé dans les archives
  • Archives – tous les e-mails que je ne veux plus voir

Ce que j’apprécie dans cette organisation, c’est que je peux rapidement prioriser les tâches. J’ouvre ma boîte e-mail, je déplace les messages reçus vers le bon dossier. Il disparaît de ma boîte de réception. Je ne le reverrai qu’en cliquant sur le dossier correspondant.

Boîte e-mail personnelle

  • Archive

Et oui, uniquement un dossier « Archive » ! Comme je reçois un nombre limité de messages, j’utilise la mise en favori pour les e-mails que je dois traiter.

Définir des règles

Maintenant que vous avez trouvé votre organisation, vous allez rapidement vous rendre compte que traiter tous les messages entrants peut être chronophage. La mise en place de règles vous permettra d’automatiser le tri. Par exemple, si je reçois un e-mail de telle personne, avec dans le titre urgent, cet e-mail est directement envoyé dans le dossier « Important ». Consultez la documentation de votre client e-mail pour savoir comment configurer une règle.

Ouvrir sa boîte e-mail qu’à certains moments de la journée

Pour ne pas être constamment dérangé par un e-mail entrant, ouvrez votre boîte e-mails qu’à certains moments de la journée. N’ayez pas peur de « rater un e-mail urgent ». Si c’est réellement urgent, votre interlocuteur saura trouver un moyen pour vous contacter, comme le téléphone. Personnellement, j’apprécie les créneaux suivants pour vérifier mes e-mails :

  • Le matin avant de commencer la journée
  • Après mangé
  • En fin de journée

Encore une fois, libre à vous de trouver ce qui fonctionne dans votre cas. Gardez également en tête que chaque jour n’est pas long fleuve tranquille. Lors d’une journée calme, vous arrivez à ne regarder vos e-mails que 3 fois par jour, mais si vous êtes dans la phase finale d’une négociation et que vous attendez des documents, ce sera peut-être 10 fois. L’important est de constater ces variations et repartir du bon pied tous les matins.

Vous avez des questions ? D’autres techniques ? N’hésitez pas à les partager dans les commentaires.

Laisser un commentaire

%d blogueurs aiment cette page :